Como criar um negócio estruturado – parte 2 – Conhecimento de gestão

Você acha que gestão é uma habilidade necessária apenas para grandes empresas/negócios? Espero que não, pois sem gestão até a nossa vida pessoal pode ficar totalmente desorientada, imagine a sua então.

Na primeira parte desse post vimos como o conhecimento financeiro é de grande ajuda para como criar um negócio estruturado. Agora veremos como o conhecimento organizacional também é essencial.

Dentro do conhecimento organizacional vamos nos aprofundar mais sobre a importância de realizar um plano para gestão de pessoas mesmo quando você ainda não tem funcionários e depois vamos falar mais sobre a importância da elaboração do plano de negócios.

Qual a importância da gestão de pessoas?

A gestão de pessoas é uma área muito importante, porque de forma simplista e resumida, é nesse departamento (documento) que são definidos os perfis de funcionários que farão parte da empresa, quais áreas serão necessárias para contratar mão de obra especializada, e o cada funcionário fará. 

Além disso está incluso na gestão de pessoas o planejamento de processos internos para contratação, métricas de desempenho, demissão e a definição do plano de carreira.

Porém, a grande maioria dos empreendedores informais e até dos formais pequenos começam sendo uma “EuEmpresa”, pelo termo você já imagina o que é.

Como esses empreendedores trabalham sozinhos não tem quem gerenciar. Mesmo que esse seja o seu caso, ainda sim é importante ter um plano voltado para a gestão de pessoas pronto.

Para você entender o porquê, vou dar um exemplo bem prático. Se você quisesse correr uma meia maratona não iria acordar, fazer a inscrição e simplesmente ir correr. Se fizesse isso a probabilidade de ter algum tipo de lesão e de não chegar até o final seria muito alta.

Agora, se você se planejasse com alguns meses de antecedência, treinasse e fizesse corridas menores, estaria preparado para chegar até o final da meia maratona.

Do mesmo modo quando pretendemos que o nosso negócio cresça no futuro, é importante estarmos preparados e já temos uma estrutura para que o nosso negócio cresça de forma saudável.

Uma forma de fazer isso na prática é: Pense em todas as funções que você já realiza hoje no seu negócio, se você pudesse contratar um funcionário para fazer cada tipo de função, quantos funcionários você contrataria e o que cada um faria?

As funções e a quantidade de funcionários vão depender de acordo com cada negócio, mas pode ser que você precise de um funcionário para o atendimento, outro para logística e ou outro para mão de obra específica.  

Ao contratar esses funcionários se você não se planejar para contratá-los não saberá como orientá-los da melhor forma, assim muito tempo e eficiência se perderão, e com isso teu negócio correrá um sério risco de fechar.

Deixar para fazer o planejamento de funções, e tarefas de cada função apenas no momento da contratação desse funcionário faria você criar um processo falho, pois não teria tempo hábil para planejar.

Com isso acredito que você tenha percebido  a importância de criar uma planejamento voltado para gestão de pessoas agora, mesmo sem ter funcionários.

Depois de falar desse aspecto organizacional tão importante, vamos falar de outro tema tão importante quanto, o plano de negócios.

Se você é alguém que está iniciando um negócio, ou já trabalha informalmente há algum tempo e não ouviu falar de plano de negócios, está na hora de tirar um tempo para aprender mais sobre esse assunto.

O que é um plano de negócios?

O plano de negócios é um documento, que deveria ser o pontapé inicial para o planejamento de um novo empreendimento. Porém, na maioria das vezes, muito nem sabem o que é e para que serve esse documento.

Então vamos direto ao ponto, o plano de negócios é um documento, normalmente impresso, mas pode ser só virtual, onde o empreendedor coloca por escrito informações como: quais são as oportunidades, ameaças, risco de fracasso, limitações, qual será o investimento inicial e como será utilizado esse valor, etc.

Pode parecer besteira ter um documento desse, mas quando colocamos tudo no papel fica mais fácil visualizar o negócio antes mesmo de inicia-lo, e quando ele já existe, fica mais fácil de visualizar quais ações podem ser tomadas para melhorar algum aspecto que você empreendedor tem dificuldade.

Um exemplo prático disso é pensar na informação “ameaças”, que são todos os fatores que podem contribuir para o negócio dar errado. Quando se tem plena CONSCIÊNCIA desses pontos fracos, é possível pensar em alternativas para contornas essas situações e com isso ter sucesso.

Um bom plano de negócios precisa ter algumas informações chave como:

• Plano Financeiro;
• Plano operacional;
• Plano de marketing;
• Análise de mercado;
• Análise de Cenários;
• Análise Estratégica;

Como o plano de negócios inclui aspectos importantes para o conhecimento de marketing, nesse post vamos falar apenas sobre os dois primeiros pontos do plano de marketing, e os demais serão tratados na parte 3 desse post.

DICA: Para não desanimar, trate cada um dos 6 pontos chave do plano de negócio como únicos, primeiro tente colocar no papel todas as informações necessárias para o plano financeiro, depois para o operacional, e por assim vai. Agora vamos ver em detalhes o que precisa ser feito em cada ponto.

O que é um plano financeiro e por que é importante ter um?

O plano financeiro é uma espécie de roteiro para a gestão do dinheiro da sua empresa, e com um plano será mais fácil definir e atingir objetivos.

Normalmente é aconselhado fazer um plano financeiro para saber se a sua ideia de negócio é viável ou não. Para quem já empreende como MEI ou informalmente, é importante fazer um planejamento para conseguir crescer e sair da informalidade.

Um plano financeiro precisa apontar quais são os gastos e ganhos da empresa, e por isso é importante enumerar todos os gastos. Pense nas suas despesas empresariais como duas categorias de custo: suas despesas iniciais e suas despesas operacionais.

As despesas iniciais são todos os custos para colocar sua empresa em funcionamento dentro da lei como licenças, impostos, calção do aluguel etc. Já as despesas operacionais são os custos de manutenção do seu negócio, elas serão suas despesas mensais, dentro delas temos salários (incluindo o seu), aluguel, água, luz, telefone, etc.

Para saber quanto de dinheiro sua empresa precisa ter no mínimo para o começo, multiplique esse número total das despesas operacionais por seis e você terá uma estimativa de seis meses de suas despesas. Adicionando esse valor à sua lista total de despesas de inicialização, você terá uma estimativa aproximada dos custos de inicialização completos.

O plano financeiro vai te ajudar a ter metas financeiras de curto e longo prazo e fornece um ponto de partida para o desenvolvimento de uma estratégia de sucesso para o seu negócio. Um plano financeiro realmente útil precisa ter as seguintes informações:

• Demonstração de resultados
• Demonstração do fluxo de caixa
• Balanço patrimonial
• Previsão de vendas
• Plano de pessoal
• KPI’s (indicador de desempenho) de negócios e análise de equilíbrio

Depois de definir quais serão os gastos estimados da empresa, um passo essencial é definir de forma mais específica como esses gastos ocorrerão, e para isso você vai precisar de um plano operacional.

O que é um plano operacional?

Pode parecer intimidador pensar em fazer tantos planos, plano disso, plano daquilo, mas planejar é a palavra de ordem para quem quer ter sucesso.

O plano operacional define como a empresa irá desenvolver ou comercializar seus produtos e serviços, é nesse planejamento onde você descreverá todo o processo para produzir, gerenciar e vender os seus produtos/serviços.

Podemos comparar o plano operacional a fazer um bolo, além de ter os ingredientes necessários para ter o produto final, você precisa decidir se irá utilizar uma batedeira, liquidificador, ou usar as próprias mãos, em qual tipo de forno irá assar e por assim vai. Normalmente ninguém pensa muito nesses detalhes, a não ser que você tenha uma confeitaria.

Quando for criar o plano operacional precisa ser o mais especifico possível, e não citar apenas quais as matérias primas necessárias, mas quais serão os equipamentos e materiais utilizados, a quantidade de pessoas envolvidas no processo, o tempo demandado para cada etapa, o que a empresa (ou você, se não tiver mais ninguém na equipe) pode produzir, vender ou prestar serviços em um determinado período.

Mesmo que você tenha uma empresa de uma pessoa só (seja MEI ou informal), também é importante definir quais serão os cargos e as qualificações necessários para a empresa, esses dados serão de grande ajuda quando estiver pronto para crescer, e vão ser bem úteis na hora de contratar alguém.

Mas não para por aí, um plano operacional também precisa definir onde os recursos ficarão guardados e por quanto tempo, como será a compra de matéria prima e a entrega do produto para o cliente. Criar um plano operacional é desafiador, mas se você conseguir rascunhar pelo menos parte do processo, já estará mais preparado para crescer.

Depois de fazer tanto plano, talvez você não queira mais ouvir essa palavra, mas ainda é necessário fazer mais um plano, o de marketing. Mas esse plano será abordado em detalhes apenas no próximo post “Como criar um negócio estruturado – parte 3 – Conhecimento de marketing“, te vejo lá.